Le to do list sono fondamentali per aumentare la propria produttività.
Servono per segnare tutte le cose da fare e possono avere un arco temporale vario.
Ci sono, perciò, to do list contenenti le cose da fare in un anno, in un mese o per completare un progetto. Le più importanti, sicuramente, sono quelle quotidiane, utilissime per non avere lunghi tempi morti durante la giornata o procrastinare ciò che dovrebbe essere fatto.
Il problema delle to do list, però, è quello di essere a volte troppo flessibili o poco definite, lasciando così spazio alle perdite di tempo.
Ecco, di seguito, 8 consigli per creare una to do list davvero efficace e attuabile.
1) Non esagerare
Prima di scrivere la to do list, bisogna mettere giù per iscritto le cose da fare e selezionarle.
Se le cose da fare risultano essere tante, non bisogna cercare di trovare un modo per farle tutte. Bensì selezionare, magari, le cose più importanti e urgenti e poi i compiti secondari.
Un altro metodo utile potrebbe essere la regola 1-3-5, ovvero programmare ogni giorno un compito principale da portare a termine, 3 compiti di media entità e massimo 5 compiti minori.
2) Avere una sola lista di riferimento
La cosa migliore da fare è creare una maxi lista di tutte le cose che vogliamo portare a termine nel medio e lungo periodo, e poi quotidianamente estrapolare la to do list del giorno.
Bisognerebbe creare, insomma, una singola maxi lista di riferimento. Questo significa inserire in questa lista sia le cose da fare per lavoro, sia quelle riguardanti la vita personale.
Uno dei vantaggi di lavorare in proprio è la possibilità di potersi gestire il proprio tempo e le cose da fare. Il contro è che, inizialmente, è difficile tenere separato il lavoro dalla vita personale, a meno che non si impari a essere organizzati.
Questo non significa che si separeranno le due realtà, ma che saranno gestite meglio e, soprattutto, non si trascureranno le cose importanti da fare sia per il lavoro che per la vita personale.
Molto utile per creare questa armonia è avere una to do list.
3) Tenere presente le proprie fasce orarie di massimo rendimento
Ognuno di noi è diverso.
Nel senso che ci sono persone che magari sono molto più produttive la mattina e rendono meno nel pomeriggio. Chi non si sveglia del tutto prima del terzo caffè e chi lavora di notte.
Nel preparare la propria lista delle cose da fare dobbiamo tenerne conto. È inutile provare a portare a termine compiti ambiziosi negli orari in cui sappiamo bene che non saremo produttivi.
Ha senso programmare di portarli a termine nei momenti in cui sappiamo che possiamo rendere di più.
4) I punti non sono intercambiabili
Una buona e utile to do list non può essere come la lista della spesa.
Deve essere stilata con un senso logico, in base alle priorità e con la consapevolezza dei nostri momenti di maggior rendimento.
5) Fare per prima la cosa più complicata
Questo consiglio è il classico consiglio che le persone solitamente ti danno, quando hai tante cose da fare e non hai voglia. Ovvero inizia dal compito più difficile, così da essere poi più sereno dopo.
In effetti, è un buon consiglio.
Idealmente, dovremmo concludere entro l’ora di pranzo il compito più noioso o il più complicato.
Fatto quanto ci suscita maggiori pruriti, il resto della giornata si svolgerà sicuramente in modo più sereno.
6) Non programmare compiti generici
I vari punti della to do list devono essere dettagliati.
Frasi del tipo: “lavorare su quel progetto”, non vanno assolutamente bene.
Per riuscire a concludere veramente qualcosa è fondamentale essere specifici il più possibili.
Vanno bene, per esempio, frasi come “scrivere l’introduzione del progetto”, oppure “scrivere la prima pagina del progetto”.
Essere generici o troppo ambiziosi, in questo caso, è inefficace. Conta di più essere realistici e riuscire a fare quanto si è previsto.
7) Eliminare i punti non essenziali
Se una cosa viene rimandata più volte al giorno dopo, non esitare a depennarla dalla lista.
Probabilmente non è affatto una priorità.
8) Creare una to don’t list
Quali sono le cose da evitare? Cosa ci fa perdere tempo e sprecare energia?
Avere ben chiaro anche le cose da non fare è molto utile per evitare di perdere tempo e riuscire a depennare tutti gli elementi importanti della lista.
Vorremmo tutti quanti essere in grado di fare ogni cosa nell’arco di 24 ore portando a termine i compiti più disparati, ma bisogna avere consapevolezza di essere persone e che, di conseguenza, il nostro tempo è limitato.
Per non arrivare a sera frustrati per non aver realizzato gli obiettivi troppo ambiziosi che ci siamo posti, finendo per allungare la lista del giorno dopo in un circolo vizioso demotivante, ha più senso sfruttare saggiamente qualche basica nozione di psicologia e gestire la questione con consapevolezza: in questo modo si può avere davvero la soddisfazione di aver concretizzato e prodotto qualcosa nell’arco della giornata.
Il trucco è darsi obiettivi quotidiani realistici, impegnarsi per portarli a termine e farlo di nuovo il giorno successivo. Poi ancora. E ancora.
Non ha senso darsi un obiettivo da raggiungere senza essere in grado di saper gestire il percorso che ci deve portare a quel punto: quel percorso si costruisce sulla lista delle nostre priorità quotidiane.
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In quegli anni facendo piccoli investimenti di natura finanziaria. Successivamente ho scoperto altri settori di investimento fino a conoscere ed appassionarmi di imprenditoria e digital marketing.
Ora ho uno smart-team di 11 collaboratori sparsi in giro per il mondo con i quali gestisco le mie 3 aziende.
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