Le to do list sono fon­da­men­tali per aumentare la pro­pria pro­dut­tiv­ità.

Ser­vono per seg­nare tutte le cose da fare e pos­sono avere un arco tem­po­rale vario.

Ci sono, per­ciò, to do list con­te­nen­ti le cose da fare in un anno, in un mese o per com­pletare un prog­et­to. Le più impor­tan­ti, sicu­ra­mente, sono quelle quo­tid­i­ane, utilis­sime per non avere lunghi tem­pi mor­ti durante la gior­na­ta o pro­cras­tinare ciò che dovrebbe essere fat­to.

Il prob­le­ma delle to do list, però, è quel­lo di essere a volte trop­po flessibili o poco def­i­nite, las­cian­do così spazio alle perdite di tem­po.

Ecco, di segui­to, 8 con­sigli per creare una to do list davvero effi­cace e attua­bile.

1) Non esagerare

Pri­ma di scri­vere la to do list, bisogna met­tere giù per iscrit­to le cose da fare e selezionarle.

Se le cose da fare risul­tano essere tante, non bisogna cer­care di trovare un modo per far­le tutte. Ben­sì selezionare, mag­a­ri, le cose più impor­tan­ti e urgen­ti e poi i com­pi­ti sec­on­dari.

Un altro meto­do utile potrebbe essere la rego­la 1–3‑5, ovvero pro­gram­mare ogni giorno un com­pi­to prin­ci­pale da portare a ter­mine, 3 com­pi­ti di media entità e mas­si­mo 5 com­pi­ti minori.

2) Avere una sola lista di riferimento

La cosa migliore da fare è creare una maxi lista di tutte le cose che vogliamo portare a ter­mine nel medio e lun­go peri­o­do, e poi quo­tid­i­ana­mente estrap­o­lare la to do list del giorno.

Bisognerebbe creare, insom­ma, una sin­go­la maxi lista di rifer­i­men­to. Questo sig­nifi­ca inserire in ques­ta lista sia le cose da fare per lavoro, sia quelle riguardan­ti la vita per­son­ale.

Uno dei van­tag­gi di lavo­rare in pro­prio è la pos­si­bil­ità di pot­er­si gestire il pro­prio tem­po e le cose da fare. Il con­tro è che, inizial­mente, è dif­fi­cile tenere sep­a­ra­to il lavoro dal­la vita per­son­ale, a meno che non si impari a essere orga­niz­za­ti.

Questo non sig­nifi­ca che si sep­a­r­eran­no le due realtà, ma che saran­no gestite meglio e, soprat­tut­to, non si trascur­eran­no le cose impor­tan­ti da fare sia per il lavoro che per la vita per­son­ale.

Molto utile per creare ques­ta armo­nia è avere una to do list.

3) Tenere presente le proprie fasce orarie di massimo rendimento

Ognuno di noi è diver­so.

Nel sen­so che ci sono per­sone che mag­a­ri sono molto più pro­dut­tive la mat­ti­na e ren­dono meno nel pomerig­gio. Chi non si sveg­lia del tut­to pri­ma del ter­zo caf­fè e chi lavo­ra di notte.

Nel preparare la pro­pria lista delle cose da fare dob­bi­amo ten­erne con­to. È inutile provare a portare a ter­mine com­pi­ti ambiziosi negli orari in cui sap­pi­amo bene che non sare­mo pro­dut­tivi.

Ha sen­so pro­gram­mare di por­tar­li a ter­mine nei momen­ti in cui sap­pi­amo che pos­si­amo ren­dere di più.

4) I punti non sono intercambiabili

Una buona e utile to do list non può essere come la lista del­la spe­sa.

Deve essere sti­la­ta con un sen­so logi­co, in base alle pri­or­ità e con la con­sapev­olez­za dei nos­tri momen­ti di mag­gior rendi­men­to.

5) Fare per prima la cosa più complicata

Questo con­siglio è il clas­si­co con­siglio che le per­sone soli­ta­mente ti dan­no, quan­do hai tante cose da fare e non hai voglia. Ovvero inizia dal com­pi­to più dif­fi­cile, così da essere poi più sereno dopo.

In effet­ti, è un buon con­siglio.

Ideal­mente, dovrem­mo con­clud­ere entro l’ora di pran­zo il com­pi­to più noioso o il più com­pli­ca­to.

Fat­to quan­to ci sus­ci­ta mag­giori pru­ri­ti, il resto del­la gior­na­ta si svol­gerà sicu­ra­mente in modo più sereno.

6) Non programmare compiti generici

I vari pun­ti del­la to do list devono essere det­tagliati.

Frasi del tipo: “lavo­rare su quel prog­et­to”, non van­no asso­lu­ta­mente bene.

Per rius­cire a con­clud­ere vera­mente qual­cosa è fon­da­men­tale essere speci­fi­ci il più pos­si­bili.

Van­no bene, per esem­pio, frasi come “scri­vere l’introduzione del prog­et­to”, oppure “scri­vere la pri­ma pag­i­na del prog­et­to”.

Essere gener­i­ci o trop­po ambiziosi, in questo caso, è inef­fi­cace. Con­ta di più essere real­is­ti­ci e rius­cire a fare quan­to si è pre­vis­to.

7) Eliminare i punti non essenziali

Se una cosa viene riman­da­ta più volte al giorno dopo, non esitare a depen­narla dal­la lista.

Prob­a­bil­mente non è affat­to una pri­or­ità.

8) Creare una to don’t list

Quali sono le cose da evitare? Cosa ci fa perdere tem­po e spre­care ener­gia?

Avere ben chiaro anche le cose da non fare è molto utile per evitare di perdere tem­po e rius­cire a depennare tut­ti gli ele­men­ti impor­tan­ti del­la lista.

Vor­rem­mo tut­ti quan­ti essere in gra­do di fare ogni cosa nel­l’ar­co di 24 ore por­tan­do a ter­mine i com­pi­ti più dis­parati, ma bisogna avere con­sapev­olez­za di essere per­sone e che, di con­seguen­za, il nos­tro tem­po è lim­i­ta­to.

Per non arrivare a sera frus­trati per non aver real­iz­za­to gli obi­et­tivi trop­po ambiziosi che ci siamo posti, finen­do per allun­gare la lista del giorno dopo in un cir­co­lo vizioso demo­ti­vante, ha più sen­so sfruttare sag­gia­mente qualche basi­ca nozione di psi­colo­gia e gestire la ques­tione con con­sapev­olez­za: in questo modo si può avere davvero la sod­dis­fazione di aver con­cretiz­za­to e prodot­to qual­cosa nell’arco del­la gior­na­ta.

Il truc­co è dar­si obi­et­tivi quo­tid­i­ani real­is­ti­ci, impeg­nar­si per por­tar­li a ter­mine e far­lo di nuo­vo il giorno suc­ces­si­vo. Poi anco­ra. E anco­ra.

Non ha sen­so dar­si un obi­et­ti­vo da rag­giun­gere sen­za essere in gra­do di saper gestire il per­cor­so che ci deve portare a quel pun­to: quel per­cor­so si costru­isce sul­la lista delle nos­tre pri­or­ità quo­tid­i­ane.

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