Una delle domande che ci si pone quan­do si iniziano ad avere più attiv­ità da seguire è: come pos­so orga­niz­zare il lavoro al meglio?

Dopo­tut­to, tut­ti quan­ti abbi­amo una gior­na­ta di 24 ore a dis­po­sizione, nel­la quale dob­bi­amo rius­cire a dare le giuste atten­zioni a tutte le varie attiv­ità.

Esistono vari meto­di che ti pos­sono aiutare ad ottimiz­zare le prestazioni, in questo arti­co­lo tut­tavia vogliamo con­di­videre e con­cen­trar­ci su quel­li che sono gli stru­men­ti che per­sonal­mente ci aiu­tano a seguire tutte le nos­tre attiv­ità.

Da dove iniziare

Pri­ma di tut­to bisogna essere in una situ­azione di ordine. Questo sig­nifi­ca avere ben chiaro quali sono le attiv­ità in cui hai deciso di cimen­ta­r­ti e avere tut­to il mate­ri­ale ben sud­di­vi­so per attiv­ità.

In segui­to andare ad anal­iz­zare ogni attiv­ità e sud­di­videre ulte­ri­or­mente il mate­ri­ale, se pos­si­bile, in cat­e­gorie, o sezioni, che pos­sano aiutare a con­ser­vare al meglio e ricer­care, se nec­es­sario, velo­ce­mente il mate­ri­ale.

Non esiste un sis­tema di archivi­azione per eccel­len­za. Ogni per­sona deve sper­i­menta­re elab­o­ran­do il sis­tema con cui si tro­va meglio.

L’importante è che il sis­tema scel­to pos­sa essere chiaro anche ad altre per­sone, in caso di col­lab­o­razioni, per­ché dev’essere un aiu­to per la pro­dut­tiv­ità e non un osta­co­lo.

Organizzare il materiale e condividerlo

Un tem­po, quan­do si dove­va lavo­rare in team in azien­da, bisog­na­va per forza trovar­si fisi­ca­mente vici­ni. Esiste­vano anche fig­ure pro­fes­sion­ali nei gran­di uffi­ci, che si occu­pa­vano di trasmet­tere il mate­ri­ale da una scriva­nia ad un’altra.

Oggi per for­tu­na è pos­si­bile uti­liz­zare stru­men­ti come Google Dri­ve o Drop­box, dei soft­ware dove è pos­si­bile cari­care il mate­ri­ale, già orga­niz­za­to in cartelle e sot­to­cartelle, e con­di­vider­lo.

In alcu­ni casi, come in Google Dri­ve, è anche pos­si­bile andare a lavo­rare sul­lo stes­so file con­tem­po­ranea­mente da due dis­pos­i­tivi diver­si.

Sono otti­mi anche per fare dei back­up del mate­ri­ale a dis­po­sizione e aver­lo sem­pre disponi­bile da qual­si­asi dis­pos­i­ti­vo.

Entram­bi sono servizi gra­tu­iti, sal­vo caso in cui sia richi­es­ta più memo­ria di quel­la già mes­sa a dis­po­sizione, in tal caso si dovrà pagare un impor­to men­sile, vari­abile a sec­on­da del­la quan­tità di memo­ria in più richi­es­ta.

Altri due soft­ware molto inter­es­san­ti per orga­niz­zare il pro­prio lavoro sono Trel­lo e Asana. 

Il pri­mo può per­me­t­tere un’organizzazione migliore del lavoro, per­me­t­ten­do di creare dei task (bacheche, liste, schede) e dei sot­to task, e di poter­li spostare o mod­i­fi­care in maniera sem­plice e veloce, con la pos­si­bil­ità di con­di­vider­li con altri uten­ti.

Asana, invece è un soft­ware molto con­siglia­to per i lavori di grup­po, in quan­to è sta­to cre­ato apposi­ta­mente per pot­er gestire il lavoro, i prog­et­ti e le attiv­ità di tut­ta l’organizzazione, dei team e dei repar­ti.

Una cosa inter­es­sante di Asana è anche la pos­si­bil­ità di creare delle chat con il team per una comu­ni­cazione migliore e più orga­niz­za­ta. Su questo fronte ha pre­so piede anche il soft­ware Slack, dove è pos­si­bile ottimiz­zare la comu­ni­cazione del team. Oggi Slack in poco è arriva­ta a sos­ti­tuire i prin­ci­pali mezzi di comu­ni­cazione dig­i­tali di alcune aziende, come e‑mail, chat room e forum pri­vati.

Ricercare collaborazioni

Un’attività che può portare via molto tem­po è la ricer­ca di col­lab­o­ra­tori. Il meto­do migliore sarà sem­pre il net­work­ing, che appun­to richiede del tem­po, ma essen­ziale in caso si cerchi­no col­lab­o­razioni dura­ture e valide.

Nel caso però di col­lab­o­razioni occa­sion­ali, ci si può avvalere di stru­men­ti come i mar­ket­place o i siti come Fiverr o Upwork. Questo genere di siti sono nati pro­prio per dare la pos­si­bil­ità ai pro­fes­sion­isti di avere mag­giore vis­i­bil­ità, e ai cli­en­ti di ricer­care velo­ce­mente un servizio.

Un van­tag­gio di uti­liz­zare siti come Fiverr, è che si pos­sono trovare dei prezzi molto con­cor­ren­ziali.

C’è comunque il ris­chio che il pro­fes­sion­ista trova­to non sia all’altezza delle aspet­ta­tive o pos­sa creare guai. In tal caso, però, la piattafor­ma è capace di tute­lare i cli­en­ti.

Gestione dei flussi di cassa

Sicu­ra­mente non può man­care un file Excel dove tenere trac­cia delle transazioni effet­tuate durante l’anno e di tutte le kpi azien­dali. Per la pro­pria ges­tione per­son­ale invece, può riv­e­lar­si molto utile l’u­ti­liz­zo di un file Excel per mon­i­torare i pro­pri inves­ti­men­ti attivi, sud­di­vi­so per inves­ti­men­ti a bas­so, medio ed alto ris­chio, ed avere un ulte­ri­ore file excel con cui tenere sott’occhio l’intero pat­ri­mo­nio.

Sia che si trat­ti di un’at­tiv­ità impren­di­to­ri­ale o di finanze per­son­ali è essen­ziale ogni tan­to pren­der­si del tem­po per anal­iz­zare tutte le transazioni effet­tuate dall’ultima anal­isi, in modo da avere sem­pre sot­to con­trol­lo l’in­tera situ­azione.

Può però a volte richiedere molto tem­po, sen­za con­tare che esiste la pos­si­bil­ità di tralas­cia­re qualche transazione.

Per questo moti­vo è pos­si­bile avvaler­si di soft­ware dove seg­nare nell’immediato le tran­sizioni e addirit­tura far­le clas­si­fi­care in auto­mati­co. Molto utili pos­sono essere appli­cazioni come Mon­e­fy. Check­book, Bud­get, oppure Oval.

Prob­a­bil­mente esistono anche altri meto­di per orga­niz­zare al meglio il lavoro e per seguire più attiv­ità che stai uti­liz­zan­do, in tal caso ci farebbe piacere conoscer­li, per­ciò ti invi­ti­amo ad entrare nel­la nos­tra com­mu­ni­ty dove si con­di­vi­dono idee e prog­et­ti con altri investi­tori e impren­di­tori.