Una delle domande che ci si pone quando si iniziano ad avere più attività da seguire è: come posso organizzare il lavoro al meglio?
Dopotutto, tutti quanti abbiamo una giornata di 24 ore a disposizione, nella quale dobbiamo riuscire a dare le giuste attenzioni a tutte le varie attività.
Esistono vari metodi che ti possono aiutare ad ottimizzare le prestazioni, in questo articolo tuttavia vogliamo condividere e concentrarci su quelli che sono gli strumenti che personalmente ci aiutano a seguire tutte le nostre attività.
Da dove iniziare
Prima di tutto bisogna essere in una situazione di ordine. Questo significa avere ben chiaro quali sono le attività in cui hai deciso di cimentarti e avere tutto il materiale ben suddiviso per attività.
In seguito andare ad analizzare ogni attività e suddividere ulteriormente il materiale, se possibile, in categorie, o sezioni, che possano aiutare a conservare al meglio e ricercare, se necessario, velocemente il materiale.
Non esiste un sistema di archiviazione per eccellenza. Ogni persona deve sperimentare elaborando il sistema con cui si trova meglio.
L’importante è che il sistema scelto possa essere chiaro anche ad altre persone, in caso di collaborazioni, perché dev’essere un aiuto per la produttività e non un ostacolo.
Organizzare il materiale e condividerlo
Un tempo, quando si doveva lavorare in team in azienda, bisognava per forza trovarsi fisicamente vicini. Esistevano anche figure professionali nei grandi uffici, che si occupavano di trasmettere il materiale da una scrivania ad un’altra.
Oggi per fortuna è possibile utilizzare strumenti come Google Drive o Dropbox, dei software dove è possibile caricare il materiale, già organizzato in cartelle e sottocartelle, e condividerlo.
In alcuni casi, come in Google Drive, è anche possibile andare a lavorare sullo stesso file contemporaneamente da due dispositivi diversi.
Sono ottimi anche per fare dei backup del materiale a disposizione e averlo sempre disponibile da qualsiasi dispositivo.
Entrambi sono servizi gratuiti, salvo caso in cui sia richiesta più memoria di quella già messa a disposizione, in tal caso si dovrà pagare un importo mensile, variabile a seconda della quantità di memoria in più richiesta.
Altri due software molto interessanti per organizzare il proprio lavoro sono Trello e Asana.
Il primo può permettere un’organizzazione migliore del lavoro, permettendo di creare dei task (bacheche, liste, schede) e dei sotto task, e di poterli spostare o modificare in maniera semplice e veloce, con la possibilità di condividerli con altri utenti.
Asana, invece è un software molto consigliato per i lavori di gruppo, in quanto è stato creato appositamente per poter gestire il lavoro, i progetti e le attività di tutta l’organizzazione, dei team e dei reparti.
Una cosa interessante di Asana è anche la possibilità di creare delle chat con il team per una comunicazione migliore e più organizzata. Su questo fronte ha preso piede anche il software Slack, dove è possibile ottimizzare la comunicazione del team. Oggi Slack in poco è arrivata a sostituire i principali mezzi di comunicazione digitali di alcune aziende, come e-mail, chat room e forum privati.
Ricercare collaborazioni
Un’attività che può portare via molto tempo è la ricerca di collaboratori. Il metodo migliore sarà sempre il networking, che appunto richiede del tempo, ma essenziale in caso si cerchino collaborazioni durature e valide.
Nel caso però di collaborazioni occasionali, ci si può avvalere di strumenti come i marketplace o i siti come Fiverr o Upwork. Questo genere di siti sono nati proprio per dare la possibilità ai professionisti di avere maggiore visibilità, e ai clienti di ricercare velocemente un servizio.
Un vantaggio di utilizzare siti come Fiverr, è che si possono trovare dei prezzi molto concorrenziali.
C’è comunque il rischio che il professionista trovato non sia all’altezza delle aspettative o possa creare guai. In tal caso, però, la piattaforma è capace di tutelare i clienti.
Gestione dei flussi di cassa
Sicuramente non può mancare un file Excel dove tenere traccia delle transazioni effettuate durante l’anno e di tutte le kpi aziendali. Per la propria gestione personale invece, può rivelarsi molto utile l’utilizzo di un file Excel per monitorare i propri investimenti attivi, suddiviso per investimenti a basso, medio ed alto rischio, ed avere un ulteriore file excel con cui tenere sott’occhio l’intero patrimonio.
Sia che si tratti di un’attività imprenditoriale o di finanze personali è essenziale ogni tanto prendersi del tempo per analizzare tutte le transazioni effettuate dall’ultima analisi, in modo da avere sempre sotto controllo l’intera situazione.
Può però a volte richiedere molto tempo, senza contare che esiste la possibilità di tralasciare qualche transazione.
Per questo motivo è possibile avvalersi di software dove segnare nell’immediato le transizioni e addirittura farle classificare in automatico. Molto utili possono essere applicazioni come Monefy. Checkbook, Budget, oppure Oval.
Probabilmente esistono anche altri metodi per organizzare al meglio il lavoro e per seguire più attività che stai utilizzando, in tal caso ci farebbe piacere conoscerli, perciò ti invitiamo ad entrare nella nostra community dove si condividono idee e progetti con altri investitori e imprenditori.
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