Non ho tem­po!

Quante volte ti è cap­i­ta­to di dir­lo?

Non ti pre­oc­cu­pare, è prob­a­bil­mente una delle scuse più uti­liz­zate. L’ab­bi­amo sen­ti­ta dire da chi­unque, dal­l’imp­ie­ga­to all’im­pren­di­tore di suc­ces­so, dal free­lance al pen­sion­a­to.

E vuoi sapere cosa acco­mu­na tutte le per­sone che uti­liz­zano ques­ta scusa?

Non una man­can­za di tem­po ben­sì una man­ca­ta orga­niz­zazione del tem­po (oltre che di voglia, sei pigro, c’è poco da fare). Per questo voglio spie­gar­ti alcu­ni truc­chet­ti che pos­sono tornar­ti utili per ottimiz­zare il tem­po, pro­va ad appli­car­li e rius­ci­rai a ricavare del tem­po libero da uti­liz­zare in altro modo.

Innanz­i­tut­to devi sapere che ogni per­sona che vuole real­iz­zare un prog­et­to impren­di­to­ri­ale deve affrontare tre fasi: preparazione, azione e riposo.

Sono tre fasi che si ripetono in loop nel­la vita di un impren­di­tore, il cui lavoro si basa sul­la creazione con­tin­ua di nuovi busi­ness, men­tre pos­sono ripeter­si anche una vol­ta sola nel­la tua vita se hai un’al­tra attiv­ità lavo­ra­ti­va.

Preparazione: è la fase iniziale di un prog­et­to, nor­mal­mente la più lun­ga, pre­cede l’azione ed è cos­ti­tui­ta da tutte le oper­azioni di anal­isi e ricer­ca utili per la fase suc­ces­si­va. Anal­isi di mer­ca­to, anal­isi dei com­peti­tor, stu­dio delle strate­gie, creazione di un busi­ness plan, fan­no tutte parte del­la fase di preparazione.

L’o­bi­et­ti­vo di ques­ta fase è met­tere nero su bian­co il prog­et­to, capirne la fat­tibil­ità e gli sce­nari di mer­ca­to pos­si­bili. Serve inoltre per com­pren­dere chi deve fare cosa nel­la fase di azione.

Azione: è la fase di imple­men­tazione del prog­et­to, è nec­es­sario seguire gli step sta­bil­i­ti nel­la fase di piani­fi­cazione. Se tut­to viene piani­fi­ca­to bene ques­ta fase sarà breve ma inten­sa. Mi capi­ta infat­ti di fare ses­sioni con­tin­ue di 7/10 giorni dove por­to a ter­mine un prog­et­to che ho piani­fi­ca­to in mesi, è nor­male.

In ogni momen­to devi avere il con­trol­lo del tuo prog­et­to, conoscere lo sta­to di avan­za­men­to, le mod­i­fiche appor­tate, gli sce­nari futuri e prevedere even­tu­ali vari­azioni rispet­to al piano iniziale.

Le varie fig­ure coin­volte ren­dono con­to del­lo sta­to di avan­za­men­to durante le riu­nioni di sta­to avan­za­men­to lavori, fai in modo di seguire sem­pre la lin­ea di lavoro presta­bili­ta, ogni fuo­rius­ci­ta com­por­ta un’inevitabile perdi­ta di tem­po.

Riposo: è la fase più impor­tante nel­la vita di un impren­di­tore e forse, pro­prio per questo, è la più dif­fi­cile da ricavare. Un impren­di­tore o un investi­tore è sem­pre in azione, non si fer­ma mai, non si con­cede mai una fase di riposo, relax, nel­la quale stac­care la mente da tut­to e da tut­ti.

Eppure ques­ta fase è fon­da­men­tale, sono i momen­ti in cui la mente riposa e ven­gono nuove idee. In questi momen­ti di relax, di osser­vazione di se stes­si,  le onde cere­brali diven­tano più pro­fonde, più lente e si riesce a recepire nuove oppor­tu­nità, questo è pos­si­bile quan­do ci si stac­ca dal­la realtà quo­tid­i­ana.

La med­i­tazione è uno “stru­men­to” fon­da­men­tale per ottenere questo risul­ta­to. Un modo per con­ced­er­si del riposo anche quan­do si è trop­po impeg­nati nel­la fase di azione.

Alcuni consigli per ottimizzare il tempo

Forse non te ne accor­gi, ma nel­l’­op­er­a­tiv­ità di ogni giorno per­di un sac­co di tem­po, tan­tis­si­mo. Per ridurre le perdite di tem­po dovresti rag­giun­gere il mas­si­mo del­la con­cen­trazione e non avere dis­trazioni.

Con il tem­po e l’es­pe­rien­za, si impara a piani­fi­care ogni sin­go­lo proces­so all’in­ter­no di ogni fase.

Telefono, una distrazione continua

Non c’è dub­bio che tenere il tele­fono vici­no men­tre si lavo­ra, non in modal­ità silen­ziosa, sia un’estrema fonte di dis­trazione: chia­mate, mes­sag­gi what­sapp, noti­fiche di ogni genere.

Forse non sai però, che anche met­ten­do lo smart­phone in modal­ità silen­ziosa con lo scher­mo riv­olto ver­so il bas­so, il tuo cervel­lo è parzial­mente dis­trat­to, la sem­plice vista del tele­fono ti por­ta a pen­sare ad even­tu­ali mes­sag­gi che hai rice­vu­to, inizia a doman­dar­ti “e se mi han­no scrit­to?” e “se mi stan­no chia­man­do?”.

Quan­do lavori, cer­ca di las­cia­re il tele­fono il più lon­tano pos­si­bile da te, in un’al­tra stan­za per esem­pio, in modo che non sia vis­i­bile.

Ovvi­a­mente lo stes­so dis­cor­so vale per le noti­fiche sul com­put­er, chi­u­di what­sapp web e dis­abili­ta le noti­fiche delle email.

Ti con­sigliamo Cold Turkey, una web app che, imposta­ta cor­ret­ta­mente, ti impedisce di aprire deter­mi­nate pagine in deter­mi­nati orari (es. Face­book, Insta­gram, What­sapp).

Anche se chi mi conosce lo sa, quan­do sono in focus oper­a­ti­vo NON ESISTO PER NESSUNO!
Tele­fono in modal­ità aereo las­ci­a­to in un’altra stan­za e musi­ca post-rock stru­men­tale sul pc. Addio!

La tecnica del pomodoro

La tec­ni­ca del pomodoro fu inven­ta­ta negli anni 80 da un pro­gram­ma­tore ital­iano, basan­dosi sui timer a for­ma di pomodoro uti­liz­za­ti in cuci­na per mis­urare i tem­pi di cot­tura.

Ques­ta tec­ni­ca prevede un’al­ter­nan­za pre­cisa di fasi di lavoro da 25 minu­ti con fasi di riposo da 5 minu­ti. Ogni quat­tro fasi di lavoro ci si può con­cedere una pausa più lun­ga da 15–20 minu­ti.

Durante le pause si puoi fare qual­si­asi cosa, bere o man­gia­re, andare in bag­no o con­trol­lare le noti­fiche, l’im­por­tante è che tu sia rig­oroso nel rispettare i tem­pi.

Pianifica gli orari per ogni azione

Nel libro “4 ore alla set­ti­mana” di Tim Fer­ris, l’au­tore descrive una tec­ni­ca che uti­liz­za­va per gestire la sua casel­la email: ogni giorno, sceglie­va una pre­cisa fas­cia oraria, ad esem­pio dalle 12 alle 13, per rispon­dere a tutte le email rice­vute, dopodiché chi­ude­va la pos­ta fino al giorno suc­ces­si­vo.

Lo step suc­ces­si­vo è sta­to quel­lo di inserire un autorispon­di­tore che avvisa­va i mit­ten­ti di ques­ta sua tec­ni­ca, in modo che sapessero che avreb­bero rice­vu­to rispos­ta ma sola­mente in quel­la fines­tra di tem­po del­la gior­na­ta.

Se anche te, tra un’­op­er­azione e l’al­tra con­trol­li la casel­la email, prob­a­bil­mente stai per­den­do molto tem­po durante la gior­na­ta.

Soprat­tut­to devi sapere che il tem­po per­so non è tan­to quel­lo che trascor­ri a con­trol­lare le email e rispon­dere, ben­sì quel­lo che uti­lizzi per rien­trare in focus sul lavoro prin­ci­pale che stavi svol­gen­do.

Ammet­ten­do pure che tu sia veloce a rag­giun­gere la con­cen­trazione, spostare il pen­siero da una fines­tra all’al­tra, da un lavoro all’al­tro, perder­esti comunque un 5% del tem­po che avresti con­tin­u­a­to a dedi­care al lavoro prin­ci­pale, molti­pli­ca­to per tutte le volte che effet­tui lo switch durante la gior­na­ta, cos­ti­tu­isce non poco tem­po.

Impara a sfruttare il tempo morto

Il tem­po mor­to è quel­lo in cui sei apati­co, inat­ti­vo, in questi momen­ti non appor­ti ben­efi­ci né a te né alla tua azien­da.

Sono un esem­pio di tem­pi mor­ti i momen­ti pas­sati sui mezzi pub­bli­ci o chiusi in macchi­na nel traf­fi­co, durante i voli in aereo e in parte anche il tem­po trascor­so in palestra.

Come sfruttare questi momen­ti mor­ti?

Ascol­ta dei pod­cast anziché perdere tem­po sui social, sfrut­ta questi atti­mi per una con­tin­ua for­mazione, leg­gi dei lib­ri (non men­tre gui­di ovvi­a­mente).

Orga­niz­zan­do anche i tem­pi mor­ti, andrai a svol­gere oper­azioni che pri­ma effet­tuavi in altri momen­ti, di con­seguen­za ti si liber­erà del tem­po che puoi uti­liz­zare in altro modo. Un investi­tore o impren­di­tore uti­lizzerebbe questo tem­po per creare nuovi prog­et­ti, diven­ta un vero cir­co­lo vizioso.

Ricor­da infine che ” più cresci, più diven­tano pic­coli i prob­le­mi “, questo vuol dire che con l’es­pe­rien­za e la conoscen­za si riduce il tem­po da dedi­care ai prob­le­mi.

Questi sono alcu­ni sem­pli­ci truc­chet­ti che ci han­no aiu­ta­to sicu­ra­mente ad aumentare la nos­tra pro­dut­tiv­ità, se ne conosci altri puoi inseg­nar­celi scriven­do un post nel nos­tro grup­po Face­book.