Corporate governance e notaio: una guida pratica per chi gestisce un’impresa

Ges­tione d’impresa: in quali situ­azioni è nec­es­saria la pre­sen­za del notaio? Ques­ta gui­da sin­tet­i­ca ha l’obiettivo di fornire un quadro sem­plice e com­pren­si­bile sul ruo­lo del notaio nell’ambito del­la Cor­po­rate gov­er­nance, con­cen­tran­dosi in par­ti­co­lare sui casi in cui l’intervento notar­ile è richiesto dal­la nor­ma­ti­va vigente.

La funzione della corporate governance nelle imprese

La cor­po­rate gov­er­nance svolge un ruo­lo cen­trale nel dis­ci­pli­nare il fun­zion­a­men­to dei tre prin­ci­pali organi soci­etari:

  • Assem­blea dei soci
  • Con­siglio di ammin­is­trazione
  • Col­le­gio sin­da­cale, se pre­vis­to.

Le delib­er­azioni di questi organi pos­sono riguardare sia attiv­ità di ges­tione ordi­nar­ia, come l’approvazione del bilan­cio, sia oper­azioni di natu­ra stra­or­di­nar­ia. Ad esem­pio mod­i­fiche allo statu­to o inter­ven­ti sul cap­i­tale sociale. 

La Cor­po­rate gov­er­nance sta­bilisce le regole per cias­cu­na di queste azioni, anche se non sem­pre è richi­es­ta la pre­sen­za del notaio. Nei prossi­mi para­grafi appro­fondi­re­mo questi aspet­ti.

immagine che raffigura simbolicamente a corporate governance e il notaio

Quando è richiesto l’intervento del notaio: i principali casi previsti

La nor­ma­ti­va ital­iana sta­bilisce l’obbligatorietà del notaio in tutte le situ­azioni in cui è nec­es­sario un atto pub­bli­co. Di segui­to esamini­amo le prin­ci­pali cir­costanze in cui la cor­po­rate gov­er­nance com­por­ta la pre­sen­za obbli­ga­to­ria del notaio.

  1. Cos­ti­tuzione di una soci­età
    Per la nasci­ta di una soci­età di cap­i­tali, come la S.r.l. o la S.p.A., è indis­pens­abile l’intervento notar­ile. Il notaio redi­ge l’atto cos­ti­tu­ti­vo in for­ma pub­bli­ca e si occu­pa del depos­i­to pres­so il Reg­istro delle Imp­rese.
  2. Mod­i­fiche allo statu­to
    Ogni mod­i­fi­ca del­lo statu­to richiede una delib­era dell’assemblea stra­or­di­nar­ia dei soci e deve essere for­mal­iz­za­ta tramite atto pub­bli­co. Rien­tra­no in ques­ta cat­e­go­ria oper­azioni come il trasfer­i­men­to del­la sede legale, il cam­bi­a­men­to dell’oggetto sociale, l’adeguamento del cap­i­tale o la trasfor­mazione del­la for­ma giuridi­ca.
  3. Oper­azioni stra­or­di­nar­ie
    Fusioni, scis­sioni e trasfor­mazioni soci­etarie rien­tra­no tra le oper­azioni stra­or­di­nar­ie che devono essere delib­er­ate con l’assistenza del notaio, il quale assi­cu­ra la rego­lar­ità for­male del­la pro­ce­du­ra e cura la pub­blic­ità legale pre­vista.
  4. Vari­azioni del cap­i­tale sociale
    Se un aumen­to o una riduzione del cap­i­tale com­por­ta mod­i­fiche statu­tarie, l’intervento notar­ile è obbli­ga­to­rio, anche in questo caso con redazione dell’atto pub­bli­co.
  5. Sciogli­men­to e avvio del­la liq­uidazione
    In caso di sciogli­men­to volon­tario del­la soci­età, la rel­a­ti­va delib­era deve essere for­mal­iz­za­ta tramite atto pub­bli­co. Il notaio provvede inoltre agli adem­pi­men­ti con­nes­si, tra cui l’invio del­la doc­u­men­tazione al Reg­istro delle Imp­rese.

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Quando l’intervento del notaio non è richiesto

Per le oper­azioni di ordi­nar­ia ammin­is­trazione e per le delibere che non impli­cano mod­i­fiche allo statu­to, non è richi­es­ta la for­ma dell’atto pub­bli­co. In tali cir­costanze, i ver­bali pos­sono essere fir­mati diret­ta­mente dagli ammin­is­tra­tori o dai soci.

Ecco alcu­ni esem­pi tipi­ci:

  1. Approvazione del bilan­cio
    L’assemblea ordi­nar­ia può approvare il bilan­cio sen­za la neces­sità di coin­vol­gere un notaio, a meno che lo statu­to del­la soci­età non preve­da diver­sa­mente.
  2. Nom­i­na degli ammin­is­tra­tori
    La des­ig­nazione di nuovi ammin­is­tra­tori, se non com­por­ta mod­i­fiche statu­tarie, può essere effet­tua­ta sen­za atto pub­bli­co. Res­ta comunque obbli­ga­to­ria la comu­ni­cazione alla Cam­era di Com­mer­cio tramite pro­ce­du­ra telem­at­i­ca.
  3. Rego­la­men­ti azien­dali e cod­i­ci interni
    Doc­u­men­ti come cod­i­ci eti­ci, rego­la­men­ti dei comi­tati o pol­i­cy interne sono stru­men­ti di gov­er­nance adot­tati inter­na­mente. Non richiedono la for­ma pub­bli­ca, sal­vo che si scel­ga di attribuire loro val­ore statu­tario.
  4. Il val­ore del­la for­ma pub­bli­ca
    Pur non sem­pre obbli­ga­to­rio, il ricor­so al notaio offre garanzie aggiun­tive: l’atto pub­bli­co ha una forza pro­ba­to­ria supe­ri­ore rispet­to a quel­la degli atti pri­vati e con­sente l’iscrizione imme­di­a­ta nel Reg­istro delle Imp­rese, con effet­ti cos­ti­tu­tivi o dichiar­a­tivi, sec­on­do il caso.

Inoltre, il notaio agisce come garante imparziale del­la legal­ità, ver­i­f­i­can­do che le deci­sioni adot­tate siano con­for­mi alle norme e allo statu­to, a tutela del­la soci­età e dei sogget­ti esterni coin­volti.

Con­clu­sione

Dunque, com­pren­dere quan­do è nec­es­sario il coin­vol­gi­men­to del notaio è essen­ziale per gestire cor­ret­ta­mente i pas­sag­gi chi­ave nel­la vita soci­etaria. Affi­dar­si a un pro­fes­sion­ista non solo garan­tisce il rispet­to delle norme, ma tutela l’impresa, raf­forzan­do la solid­ità del­la gov­er­nance azien­dale.

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Smart Investor

Alessandro Del Saggio

Investitore, Imprenditore e formatore dal 2014.
Da sempre appassionato di investimenti e business, credo fortemente nella crescita personale e nel dare sempre il meglio di sè.

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