L’obbligo di fat­turazione elet­tron­i­ca è par­ti­to il pri­mo gen­naio 2019.

L’eventuale fat­tura car­tacea non ha più alcun val­ore e chi non si adegua alle nuove dis­po­sizioni va incon­tro a sanzioni. Inoltre, dal pri­mo luglio 2022 è arriva­ta anche la fat­tura elet­tron­i­ca for­fet­tari.

Vedi­amo di capire un po’ meglio in questo arti­co­lo di cosa si trat­ta e come com­por­tar­si.

Cos’è la fatturazione elettronica

La fat­tura elet­tron­i­ca è una fat­tura in for­ma­to dig­i­tale che deve:

• essere pre­dis­pos­ta sec­on­do stan­dard pre­cisi;
• essere rice­vu­ta e trasmes­sa via Sis­tema di inter­scam­bio, SDI.

Ques­ta modal­ità di invio e ricezione rap­p­re­sen­ta una delle due carat­ter­is­tiche che la dif­feren­ziano dal­la comune fat­tura car­tacea.

L’altra pecu­liar­ità è, appun­to, lo stru­men­to con cui viene real­iz­za­ta, cioè un com­put­er, un tablet o uno smart­phone.

È sta­ta introdot­ta con la legge finanziaria 2008, in cui l’EU invi­ta­va gli Sta­ti mem­bri a prevedere un quadro nor­ma­ti­vo e tec­no­logi­co adegua­to a gestire in maniera elet­tron­i­ca tut­to il sis­tema di fat­turazione e con­trol­lo fis­cale.

I vantaggi della fatturazione elettronica

La gen­e­si di ques­ta evoluzione è da indi­vid­uare, a liv­el­lo europeo, nell’adozione e recepi­men­to del­la Diret­ti­va 2014/55/UE del 16 aprile 2014 rel­a­ti­va alla fat­turazione elet­tron­i­ca negli appalti pub­bli­ci.

In ques­ta Diret­ti­va si può osser­vare come siano analoghi gli obi­et­tivi che sono sta­ti poi posti alla base del­la piattafor­ma Fat­tura­PA, e che pos­sono essere rias­sun­ti in questi due pun­ti:

• gener­are rispar­mi derivan­ti da un incre­men­to dell’efficienza dei con­trol­li final­iz­za­ti al con­trasto all’evasione e, con­seguente­mente, avere una migliore allo­cazione delle risorse disponi­bili per la ges­tione del­la spe­sa pub­bli­ca;
• dema­te­ri­al­iz­zazione dei pro­ces­si delle imp­rese. Tale pun­to por­ta a un gen­erale incre­men­to del­la com­pet­i­tiv­ità del sis­tema nel Paese con ben­efi­ci che sono decisa­mente supe­ri­ori al sem­plice incre­men­to degli adem­pi­men­ti fis­cali. Inoltre, anche in otti­ca di svilup­po del mer­ca­to dig­i­tale europeo, appare come un pas­sag­gio fon­da­men­tale per com­pletare il proces­so di evoluzione ver­so il dig­i­tale da parte di tutte le imp­rese.

La mag­gior parte dei van­tag­gi eco­nomi­ci non deri­va da minori costi di stam­pa e spedi­zione. Ma dal­la com­ple­ta automazione e inte­grazione dei pro­ces­si tra le par­ti che gen­er­a­no una riduzione:

• e ottimiz­zazione dei costi;
• di ris­chio fal­si e dupli­cazioni;
• di errori nei paga­men­ti;
• dei tem­pi medi di paga­men­to.

Insom­ma, una riv­o­luzione dig­i­tale che per­me­tte di inviare fat­ture in for­ma elet­tron­i­ca. Di com­pi­lar­le e man­dare a cli­en­ti, com­mer­cial­isti e a tut­ti i diret­ti inter­es­sati in maniera sem­plice, vir­tu­al­iz­zan­do tut­to e sen­za neces­sità di ricor­rere quin­di alla car­ta.

La scelta di intro­durre l’obbligo di fat­turazione elet­tron­i­ca tra pri­vati è sta­ta det­ta­ta dal­la neces­sità di com­bat­tere l’evasione fis­cale.

La fat­turazione elet­tron­i­ca per­me­tte con­trol­li in tem­po reale sul­la con­gruità tra l’Iva dichiara­ta e l’Iva ver­sa­ta. Dan­do così la pos­si­bil­ità alle autorità di bloc­care in tem­pi celeri le oper­azioni sospette.

Come si fa una fattura elettronica in pratica

L’e‑fattura è un file in for­ma­to XML. In prim­is, dunque, il con­tribuente che ha neces­sità di fare fat­tura elet­tron­i­ca, deve dotar­si di un soft­ware per fat­turazione elet­tron­i­ca o di un servizio web, che gli per­me­t­ta di creare tale for­ma­to di file.

I pro­gram­mi di fat­turazione elet­tron­i­ca con­tem­plano in auto­mati­co questo pas­sag­gio.

Le inter­fac­ce di questi prodot­ti sono molto diverse, ma qui provi­amo a indi­care alcu­ni aspet­ti in comune.

Nell’atto di com­pi­lazione dell’e‑fattura, i dati sono fon­da­men­tali e sono in sostan­za gli stes­si che veni­vano usati per fare la fat­tura car­tacea. Bisogna speci­fi­care:

• a chi è riv­olto il doc­u­men­to;
• il tipo di doc­u­men­to che si sta pro­ducen­do a sec­on­da che si trat­ti di fat­ture, note di credito/debito, par­cel­la e altro;
• data e numero del­la fat­tura.

Inoltre, il numero del­la fat­tura deve essere uni­vo­co, pro­gres­si­vo e deve seguire l’ordine crono­logi­co sen­za inter­ruzioni per peri­o­do di impos­ta.

Per quan­to riguar­da il Sdi, il Sis­tema di inter­scam­bio. È il sis­tema attra­ver­so cui inviare la fat­tura elet­tron­i­ca. Il Sdi ver­i­fi­ca se la fat­tura con­tiene i dati obbli­ga­tori ai fini fis­cali oltre all’indirizzo des­ti­natario del cliente al quale recap­itare la fat­tura.

Il Sdi, inoltre, con­trol­la che la par­ti­ta Iva del for­n­i­tore e la par­ti­ta Iva o il Codice fis­cale del cliente esis­tano davvero. Una vol­ta super­ate le ver­i­fiche, il Sdi con­seg­n­erà la fat­tura al cliente invian­do una rice­vu­ta di avvenu­to recapi­to al for­n­i­tore.

Conservazione elettronica delle fatture

L’Agenzia delle entrate mette a dis­po­sizione un servizio gra­tu­ito di con­ser­vazione delle fat­ture elet­tron­iche, disponi­bile sul por­tale Fat­ture e cor­rispet­tivi.

Atti­van­do il servizio, tutte le fat­ture ver­ran­no auto­mati­ca­mente con­ser­vate.

Oltre a ciò, è disponi­bile sul­lo stes­so por­tale anche un servizio di con­sul­tazione, che per­me­tte di ver­i­fi­care anche quali fat­ture siano state cor­ret­ta­mente con­seg­nate e quali invece no.

Il peri­o­do di con­ser­vazione dell’Agenzia delle entrate dura quindi­ci anni.

In alter­na­ti­va si pos­sono uti­liz­zare servizi pri­vati.

Software e servizi utili per la fatturazione elettronica

Sono svariati i soft­ware, servizi web o app smart­phone gra­tu­iti, o a paga­men­to, per la fat­turazione elet­tron­i­ca. Questi offrono ai pri­vati la loro tec­nolo­gia per gestire la com­pi­lazione, l’invio delle fat­ture elet­tron­iche, e la con­ser­vazione sos­ti­tu­ti­va a nor­ma per dieci anni.

Molti di loro si occu­pano anche del­la ges­tione delle fat­ture rice­vute.

I più eco­nomi­ci partono da 25–30 euro l’anno. Per esem­pio: quel­lo di Aru­ba cos­ta ven­ticinque euro all’anno e prevede anche che le aziende pos­sano incas­sare o pagare le pro­prie fat­ture elet­tron­iche diret­ta­mente dal pro­prio account Pay­Pal.

Se invece si cer­ca un servizio gra­tu­ito, l’A­gen­zia delle entrate ha mes­so a dis­po­sizione tre diver­si pro­gram­mi per pre­dis­porre le fat­ture elet­tron­iche.

Tut­ti si pos­sono uti­liz­zare gra­tuita­mente. L’invio può avvenire:

• via web, usan­do un sis­tema cui si accede dal por­tale Fat­ture e Cor­rispet­tivi del sito dell’Agenzia delle entrate;
• tramite un soft­ware da scari­care sul pro­prio com­put­er;
• attra­ver­so l’app Fat­turAE uti­liz­z­abile da tablet e smart­phone. Si scar­i­ca nor­mal­mente dagli store Apple o Android.

Sanzioni

In caso di inosser­van­za dell’obbligo di fat­turazione elet­tron­i­ca, trovano appli­cazione le sanzioni pre­viste dall’articolo 6 del Decre­to leg­isla­ti­vo n. 417/97 che dispon­gono una sanzione ammin­is­tra­ti­va com­pre­sa tra il 90% e il 180% dell’imposta rel­a­ti­va all’imponibile non cor­ret­ta­mente doc­u­men­ta­to o reg­is­tra­to nel cor­so dell’esercizio.

Ricor­diamo che la fat­turazione elet­tron­i­ca, da luglio 2022, è obbli­ga­to­ria anche per i for­fet­tari.

Se non ti era anco­ra ben chiaro il fun­zion­a­men­to del­la fat­turazione elet­tron­i­ca, spe­ri­amo che adesso lo sia.

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