L’obbligo di fatturazione elettronica è partito il primo gennaio 2019.
L’eventuale fattura cartacea non ha più alcun valore e chi non si adegua alle nuove disposizioni va incontro a sanzioni. Inoltre, dal primo luglio 2022 è arrivata anche la fattura elettronica forfettari.
Vediamo di capire un po’ meglio in questo articolo di cosa si tratta e come comportarsi.
Cos’è la fatturazione elettronica
La fattura elettronica è una fattura in formato digitale che deve:
- essere predisposta secondo standard precisi;
- essere ricevuta e trasmessa via Sistema di interscambio, SDI.
Questa modalità di invio e ricezione rappresenta una delle due caratteristiche che la differenziano dalla comune fattura cartacea.
L’altra peculiarità è, appunto, lo strumento con cui viene realizzata, cioè un computer, un tablet o uno smartphone.
È stata introdotta con la legge finanziaria 2008, in cui l’EU invitava gli Stati membri a prevedere un quadro normativo e tecnologico adeguato a gestire in maniera elettronica tutto il sistema di fatturazione e controllo fiscale.
I vantaggi della fatturazione elettronica
La genesi di questa evoluzione è da individuare, a livello europeo, nell’adozione e recepimento della Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014 relativa alla fatturazione elettronica negli appalti pubblici.
In questa Direttiva si può osservare come siano analoghi gli obiettivi che sono stati poi posti alla base della piattaforma FatturaPA, e che possono essere riassunti in questi due punti:
- generare risparmi derivanti da un incremento dell’efficienza dei controlli finalizzati al contrasto all’evasione e, conseguentemente, avere una migliore allocazione delle risorse disponibili per la gestione della spesa pubblica;
- dematerializzazione dei processi delle imprese. Tale punto porta a un generale incremento della competitività del sistema nel Paese con benefici che sono decisamente superiori al semplice incremento degli adempimenti fiscali. Inoltre, anche in ottica di sviluppo del mercato digitale europeo, appare come un passaggio fondamentale per completare il processo di evoluzione verso il digitale da parte di tutte le imprese.
La maggior parte dei vantaggi economici non deriva da minori costi di stampa e spedizione. Ma dalla completa automazione e integrazione dei processi tra le parti che generano una riduzione:
- e ottimizzazione dei costi;
- di rischio falsi e duplicazioni;
- di errori nei pagamenti;
- dei tempi medi di pagamento.
Insomma, una rivoluzione digitale che permette di inviare fatture in forma elettronica. Di compilarle e mandare a clienti, commercialisti e a tutti i diretti interessati in maniera semplice, virtualizzando tutto e senza necessità di ricorrere quindi alla carta.
La scelta di introdurre l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati è stata dettata dalla necessità di combattere l’evasione fiscale.
La fatturazione elettronica permette controlli in tempo reale sulla congruità tra l’Iva dichiarata e l’Iva versata. Dando così la possibilità alle autorità di bloccare in tempi celeri le operazioni sospette.
Come si fa una fattura elettronica in pratica
L’e-fattura è un file in formato XML. In primis, dunque, il contribuente che ha necessità di fare fattura elettronica, deve dotarsi di un software per fatturazione elettronica o di un servizio web, che gli permetta di creare tale formato di file.
I programmi di fatturazione elettronica contemplano in automatico questo passaggio.
Le interfacce di questi prodotti sono molto diverse, ma qui proviamo a indicare alcuni aspetti in comune.
Nell’atto di compilazione dell’e-fattura, i dati sono fondamentali e sono in sostanza gli stessi che venivano usati per fare la fattura cartacea. Bisogna specificare:
- a chi è rivolto il documento;
- il tipo di documento che si sta producendo a seconda che si tratti di fatture, note di credito/debito, parcella e altro;
- data e numero della fattura.
Inoltre, il numero della fattura deve essere univoco, progressivo e deve seguire l’ordine cronologico senza interruzioni per periodo di imposta.
Per quanto riguarda il Sdi, il Sistema di interscambio. È il sistema attraverso cui inviare la fattura elettronica. Il Sdi verifica se la fattura contiene i dati obbligatori ai fini fiscali oltre all’indirizzo destinatario del cliente al quale recapitare la fattura.
Il Sdi, inoltre, controlla che la partita Iva del fornitore e la partita Iva o il Codice fiscale del cliente esistano davvero. Una volta superate le verifiche, il Sdi consegnerà la fattura al cliente inviando una ricevuta di avvenuto recapito al fornitore.
Conservazione elettronica delle fatture
L’Agenzia delle entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche, disponibile sul portale Fatture e corrispettivi.
Attivando il servizio, tutte le fatture verranno automaticamente conservate.
Oltre a ciò, è disponibile sullo stesso portale anche un servizio di consultazione, che permette di verificare anche quali fatture siano state correttamente consegnate e quali invece no.
Il periodo di conservazione dell’Agenzia delle entrate dura quindici anni.
In alternativa si possono utilizzare servizi privati.
Software e servizi utili per la fatturazione elettronica
Sono svariati i software, servizi web o app smartphone gratuiti, o a pagamento, per la fatturazione elettronica. Questi offrono ai privati la loro tecnologia per gestire la compilazione, l’invio delle fatture elettroniche, e la conservazione sostitutiva a norma per dieci anni.
Molti di loro si occupano anche della gestione delle fatture ricevute.
I più economici partono da 25-30 euro l’anno. Per esempio: quello di Aruba costa venticinque euro all’anno e prevede anche che le aziende possano incassare o pagare le proprie fatture elettroniche direttamente dal proprio account PayPal.
Se invece si cerca un servizio gratuito, l’Agenzia delle entrate ha messo a disposizione tre diversi programmi per predisporre le fatture elettroniche.
Tutti si possono utilizzare gratuitamente. L’invio può avvenire:
- via web, usando un sistema cui si accede dal portale Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle entrate;
- tramite un software da scaricare sul proprio computer;
- attraverso l’app FatturAE utilizzabile da tablet e smartphone. Si scarica normalmente dagli store Apple o Android.
Sanzioni
In caso di inosservanza dell’obbligo di fatturazione elettronica, trovano applicazione le sanzioni previste dall’articolo 6 del Decreto legislativo n. 417/97 che dispongono una sanzione amministrativa compresa tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio.
Ricordiamo che la fatturazione elettronica, da luglio 2022, è obbligatoria anche per i forfettari.
Se non ti era ancora ben chiaro il funzionamento della fatturazione elettronica, speriamo che adesso lo sia.
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