Matrice di Eisenhower: cos’è e a cosa serve

Quadrante 1: operazioni urgenti e importanti

Le attività del quadrante 1 sono sia urgenti che importanti.

Sono compiti che richiedono la nostra attenzione immediata e lavorano anche per raggiungere i nostri obiettivi e missioni a lungo termine nella vita.

Essi generalmente sono: crisi, problemi o scadenze.

Alcuni esempi specifici di attività urgenti e importanti:

• scadenze fiscali;
• problemi di salute;
• imprevisti importanti (figli, casa, sinistri, incidenti, etc.).

Con pianificazione, programmazione, organizzazione, e prevenzione, molte di queste attività possono essere rese meno probabili.

Ovviamente non è possibile impedire del tutto che accadano degli imprevisti, ma comunque essere preparati ci eviterà di sottrarre tempo alle altre attività.

Rientrano in questo quadrante anche tutte le attività importanti in scadenza non delegabili. 

Quadrante 2: attività non urgenti e importanti

Le attività del quadrante 2 sono le attività che non hanno una scadenza pressante, ma che comunque ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi personali, lavorativi, di studio.

Queste attività sono generalmente incentrate sul rafforzamento delle relazioni, sulla pianificazione per il futuro e sul miglioramento personale.

Alcuni esempi specifici di attività non urgenti ma importanti:

• pianificazione settimanale e a lungo termine;
• tempo di qualità per la famiglia e gli amici;
• apprendimento, formazione, studio;
• hobby;
• meditazione e attività fisica;
• allocazione risparmio, investimenti, budget di spesa.

Secondo Covey, dovremmo tutti dedicare la maggior parte del nostro tempo a queste attività in quanto sono quelle che ci danno successo, felicità, e senso di realizzazione duraturi.

I blocchi e le limitazioni che spesso impediscono di investire abbastanza tempo ed energia in queste operazioni possono essere spiegati da queste definizioni:

• non sai cosa è veramente importante per te. Se non hai idea di quali valori e obiettivi contano di più per te, ovviamente non sai su quali attività dovresti dedicare del tempo per raggiungere tali obiettivi!
• Diamo priorità alle cose che ci sembrano più urgenti al momento.

Per superare la propria propensione al presente che ci impedisce di concentrarci sulle attività importanti per noi, è assolutamente necessario vivere la vita intenzionalmente, cioè consapevoli delle proprie azioni e conseguenze, e in modo proattivo.

Quadrante 3: compiti urgenti e non importanti

Queste attività richiedono ora la tua attenzione, ma non ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi.

Si tratta, spesso, di interruzioni da parte di altre persone che ti coinvolgono o che chiedono il tuo aiuto per soddisfare le loro priorità.

Alcuni esempi specifici di attività del quadrante 3:

• chiamate telefoniche;
• messaggi di testo;
• il collaboratore che viene alla tua scrivania durante l’orario di lavoro principale per un favore;
• richieste di risoluzioni di problemi.

Secondo Covey, molte persone dedicano tempo a queste attività pensando che sono operazioni del quadrante 1. Questo perché aiutare gli altri è per loro importante e si sentono importanti nel farlo.

Inoltre, trovare soluzioni o risolvere problemi dona senso di soddisfazione.

La verità è che esse sono importanti per altri, ma non per te. Non lo sono per raggiungere le mete che ti prefiggi.

Ciò a lungo termine può portare a frustrazione, sfiducia nelle tue capacità o risentimento verso quegli individui.

Non vuol dire che sono da evitare, perché aiutare le persone è sempre importante, ma da bilanciare e da mettere in seconda o terza priorità.

Quadrante 4: attività non urgenti e non importanti

Queste operazioni non sono urgenti e non sono importanti. Sono principalmente distrazioni.

Esempi specifici di attività non urgenti e non importanti includono:

• guardare la TV;
• navigare senza pensieri sul Web;
• giocare con i videogiochi;
• utilizzare i social;
• shopping compulsivo.

Se ti fermi a pensare a quanto tempo passi a compiere queste attività e ti rendi conto che occupano gran parte della tua giornata è doveroso sapere che un giorno potrai avere una sensazione che ti farà dire: “Sto sprecando la mia vita”.

Prova a cronometrare per un giorno quanto tempo impieghi facendo questo genere di attività. Se puoi, anche per una settimana.

Ti stupirai di scoprire che in realtà, molto spesso, quella impressione di non avere tempo, in realtà, è un’illusione.

Comunque questo non significa che una persona debba eliminare del tutto le attività del quadrante 4 dalla propria vita.

Va bene se dopo una giornata particolarmente frenetica e impegnativa ci si mette a navigare casualmente su Internet o guardare il programma TV preferito per poco tempo, è rilassante e aiuta a staccare la spina.

Basta essere consapevoli e fare attenzione a dedicare loro la giusta dose di tempo.

Prima di utilizzare la matrice di Eisenhower, è molto importante imparare a fare bene una to do list, che è già un ottimo punto di partenza. Solo quando ti è chiaro cosa hai da fare, potrai smistare le tue attività nella matrice.

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