L’istituzione della posta elettronica certificata, più comunemente conosciuta come PEC, è di circa dodici anni fa.
Obbligatoria per le aziende, la Pubblica Amministrazione e i professionisti, viene anche utilizzata dai cittadini in misura sempre più consistente.
La PEC italiana ha così acquisito un valore determinante e oggi costituisce un servizio esclusivo nel panorama europeo.
La PEC è un’alternativa alla raccomandata A/R, poiché ne ha lo stesso valore legale.
Per l’esattezza, è equivalente a una notifica a mezzo posta. Con il vantaggio che per spedire un messaggio tramite PEC non serve uscire di casa o dall’ufficio. Basta essere forniti di un PC o di un dispositivo mobile.
La forte diffusione della Posta Certificata è stata anche favorita da offerte a prezzo contenuto anche per le categorie business. La PEC può costare annualmente quanto un paio di raccomandate A/R, ma consente l’invio di messaggi illimitati.
Garanzia dell’integrità del contenuto
Un’altra peculiarità di questo servizio rispetto ai mezzi tradizionali è rappresentata dal fatto che la posta elettronica certificata non solo certifica la trasmissione e l’avvenuta consegna di un messaggio, ma ne garantisce anche l’integrità del contenuto. Rendendo lo strumento ancora più versatile. Adatto a svariati utilizzi che vanno oltre la mera trasmissione di un messaggio o di un file.
Per spedire un messaggio di posta certificata ci si comporta come per la posta elettronica tradizionale.
Sulla propria casella si ricevono una serie di ricevute elettroniche che devono essere conservate secondo la specifica normativa sulla conservazione dei documenti digitali.
Tali ricevute attestano, con opponibilità ai terzi, la spedizione del messaggio di PEC e la sua consegna al destinatario. Con opponibilità ai terzi si intende l’idoneità di un atto giuridico ad esprimere la sua efficacia anche nei confronti dei terzi e non solo delle parti.
Non è opponibile ai terzi l’avvenuta lettura del messaggio ma una ricevuta di consegna al destinatario è sufficiente.
L’utilizzo del digitale aiuta anche nei contenziosi, perché quanto trasmesso arriva a destinazione integro.
Obblighi della posta certificata
La prima grande diffusione della PEC si è avuta con l’obbligo di associare caselle di questo tipo alle Aree Organizzative Omogenee relative al protocollo informatico nella PA.
Poi la Posta Certificata è stata diffusa con gli obblighi per i soggetti tenuti all’iscrizione nel registro delle imprese e i professionisti iscritti ad albi ed elenchi.
La PEC è obbligatoria negli scambi documentali previsti nell’ambito dei processi telematici.
Viene utilizzata in molte altre situazioni come l’iscrizione a concorsi pubblici, la richiesta di informazioni alle PA nell’ambito delle regole di trasparenza. Anche per scambi di dati tra mondo finanziario e Agenzia delle Entrate.
La PEC serve quindi a:
- aziende per comunicazioni certificate ad altre aziende, partner, clienti;
- professionisti per comunicazioni certificate con clienti, tribunali, votazioni negli ordini;
- cittadini per ricorsi su multe, comunicazioni certificate a operatori, banche, assicurazioni;
Come fare la PEC e ottenere una casella di posta certificata
Una casella di posta elettronica certificata con caratteristiche a norma di legge può essere acquisita presso uno dei gestori pubblicati sulla pagina dedicata del sito AgID.
Per la PEC ci sono varie offerte, anche gratuite per periodi di avvio, salvo convenzioni con gli ordini professionali che abbassano ancora di più il costo.
Si parla comunque di poche decine di euro all’anno.
Tra i principali fornitori ricordiamo:
- Aruba Pec;
- Postecert;
- LiberoPec;
- Register.it;
- Infocert.
È possibile scegliere lo spazio della casella, meccanismi di notifica della ricezione del messaggio, servizi di gestione dei messaggi e delle relative ricevute con la possibilità offerta dal gestore di PEC di un servizio di conservazione digitale conforme alle norme primarie.
L’accesso alla PEC è molto semplice, ed è gestito attraverso l’accesso a una webmail.
Alcuni gestori, come Aruba, hanno un’app ad hoc.
Per ogni scopo necessario è possibile richiedere al gestore di PEC i log delle trasmissioni e ricezioni dei messaggi al fine di avere prova di una avvenuta trasmissione o deposito nella casella del destinatario.
INIPEC: le pagine gialle e come cercare un indirizzo di posta elettronica certificata
Sul sito Inipec, tenuto da Infocamere per conto del Ministero dello Sviluppo Economico, è possibile reperire gli indirizzi di posta elettronica certificata di professionisti e imprese.
L’indice viene aggiornato con i dati provenienti dal Registro Imprese e dagli Ordini e dai Collegi di appartenenza, nelle modalità stabilite dalla legge.
Questi indirizzi sono a disposizione delle PA.
Sapere che cos’è una PEC può sembrare un argomento banale. Ma sono tanti i lavoratori autonomi che non sanno bene come funziona. O che è obbligatorio averla.
Molti delegano il proprio commercialista per la gestione della propria posta elettronica certificata. Ma bisogna comunque accedervi ogni tanto ed essere informati di cosa sta succedendo.
Speriamo che questo articolo ti sia stato di aiuto e abbia risolto i tuoi dubbi in merito all’argomento.
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Da sempre appassionato di investimenti e business, credo fortemente nella crescita personale e nel dare sempre il meglio di sè.
In questi anni ho investito in oltre 23 settori differenti e 6 nazioni.
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